El punto de partida
Clínica Savios es un centro de salud con una agenda cargada y un equipo administrativo que, hasta nuestro trabajo juntos, dedicaba buena parte de su tiempo a gestionar manualmente recordatorios, confirmaciones de cita y envío de consentimientos informados.
El problema más costoso era el absentismo: pacientes que no se presentaban a su cita sin avisar, dejando huecos en la agenda y generando una pérdida constante de recursos. El equipo no tenía capacidad de llamar a cada paciente antes de cada cita.
Qué construimos
Diseñamos un sistema de automatización centrado en los tres procesos que más carga generaban al equipo:
- Recordatorios automáticos de cita por WhatsApp: el paciente recibe un mensaje con la información de su cita y puede confirmar o cancelar con un solo toque.
- Seguimiento a nuevos pacientes en las primeras semanas: mensajes automáticos de bienvenida, instrucciones previas y check-in post-consulta.
- Envío automatizado de consentimientos informados: el documento llega al paciente antes de la cita, sin que nadie del equipo tenga que recordarlo.
El sistema de derivaciones internas también se automatizó: cuando un profesional deriva a un paciente a otro especialista de la clínica, la notificación y el traspaso de información viajan solos.
El resultado
La tasa de no-shows se redujo drásticamente desde el primer mes de funcionamiento. La experiencia del paciente mejoró de forma visible: el proceso desde que pide cita hasta que llega a la consulta es ahora más fluido y profesional. Y el equipo administrativo recuperó horas que antes se iban en tareas repetitivas.
"El absentismo de los pacientes era uno de nuestros mayores dolores de cabeza y una pérdida constante de recursos. Desde que implementamos las automatizaciones, la tasa de 'no shows' se ha reducido drásticamente, y la experiencia del paciente desde que pide la cita es mucho más fluida, moderna y profesional. A nivel interno, el sistema de derivaciones y notificaciones nos ha ahorrado incontables horas de trabajo manual cruzando datos entre profesionales. Por fin sentimos que la tecnología trabaja para la clínica, y no al revés." — Director de Clínica Savios